Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Social Media Profile auf. (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“). Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Andreas Riepen
Im Kleb 2
79364 Malterdingen
Telefon: +49 (0) 7644 - 8185
E-Mail: info@malterdent.de
Im Rahmen unserer Leistungen verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur medizinischen Behandlung und auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.
Patienten, Interessenten, Lieferanten, Besucher und Nutzer des Onlineangebotes. Nachfolgend bezeichnen wir die betroffenen Personen zusammenfassend auch als „Nutzer“.
Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
Wir bitten Sie sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.
03.1
Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisen. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen berücksichtigt (Art. 25 DSGVO).
03.2
Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server.
04.1
Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis, Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern, etc.).
04.2
Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.
Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).
06.1
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.
06.2
Sie haben entsprechend. Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
06.3
Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.
06.4
Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.
06.5
Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.
09.1
Wir setzen temporäre und permanente Cookies (nicht notwendige Cookies allerdings nur, wenn Sie dem bei der Auswahl der Cookies durch Auswahl aktiv zugestimmt haben), d.h. kleine Dateien, die auf den Geräten der Nutzer gespeichert werden ein (Erklärung des Begriffs und der Funktion, siehe letzter Abschnitt dieser Datenschutzerklärung). Zum Teil dienen die Cookies der Sicherheit oder sind zum Betrieb unseres Onlineangebotes erforderlich (z.B., für die Darstellung der Website) oder um die Nutzerentscheidung bei der Bestätigung des Cookie-Banners zu speichern. Daneben setzen wir oder unsere Technologiepartner Cookies zur Reichweitenmessung und Marketingzwecken ein, worüber die Nutzer im Laufe der Datenschutzerklärung informiert werden.
09.2
Ein genereller Widerspruch gegen den Einsatz der zu Zwecken des Onlinemarketing eingesetzten Cookies kann bei einer Vielzahl der Dienste, vor allem im Fall des Trackings, über die US-amerikanische Seite http://www.aboutads.info/choices/ oder die EU-Seite http://www.youronlinechoices.com/ erklärt werden. Des Weiteren kann die Speicherung von Cookies mittels deren Abschaltung in den Einstellungen des Browsers erreicht werden. Bitte beachten Sie, dass dann gegebenenfalls nicht alle Funktionen dieses Onlineangebotes genutzt werden können.
10.1
Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.
10.2
Nach gesetzlichen Vorgaben erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).
10.3
Medizinische Daten von Patienten werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben in der Regel für mindestens
10 Jahre aufbewahrt (§ 630f BGB).
11.1
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (per Kontaktformular oder E-Mail) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.
11.2
Die Angaben der Nutzer können in unserem Customer-Relationship-Management System („CRM System") oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden.
11.3
Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; Anfragen von Kunden, die über ein Kundenkonto verfügen, speichern wir dauerhaft und verweisen zur Löschung auf die Angaben zum Kundenkonto. Im Fall der gesetzlichen Archivierungspflichten erfolgt die Löschung nach deren Ablauf (Ende handelsrechtlicher (6 Jahre) und steuerrechtlicher (10 Jahre) Aufbewahrungspflicht).
12.1
Wir erheben auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.
12.2
Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal sieben Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
Unsere Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hosting-Anbieter: Alpha Hosting, Edmund-von-Lippmann-Str. 13/15, D-06112 Halle (Saale)). Die im Rahmen dieser Website erfassten personenbezogenen Daten werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich insbesondere um IP-Adressen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Webseitenzugriffe und sonstige Daten handeln, die über eine Website generiert werden.
Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Patienten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Server des Hosting-Anbieters befinden sich innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. in Deutschland.
14.1
Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen, um mit den dort aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen informieren zu können. Beim Aufruf der jeweiligen Netzwerke und Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenverarbeitungsrichtlinien deren jeweiligen Betreiber.
14.2
Soweit nicht anders im Rahmen unserer Datenschutzerklärung angegeben, verarbeiten wird die Daten der Nutzer sofern diese mit uns innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen kommunizieren, z.B. Beiträge auf unseren Onlinepräsenzen verfassen oder uns Nachrichten zusenden.
15.1
Cookies sind Informationen, die von unserem Webserver oder Webservern Dritter an die Web-Browser der Nutzer übertragen und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden. Bei Cookies kann es sich um kleine Dateien oder sonstige Arten der Informationsspeicherung handeln.
15.2
Wir verwenden „Session-Cookies“, die nur für die Zeitdauer des aktuellen Besuchs auf unserer Onlinepräsenz abgelegt werden (z.B. um die Speicherung Ihres Login-Status oder die Warenkorbfunktion und somit die Nutzung unseres Onlineangebotes überhaupt ermöglichen zu können). In einem Session-Cookie wird eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer abgelegt, eine sogenannte Session-ID. Außerdem enthält ein Cookie die Angabe über seine Herkunft und die Speicherfrist. Diese Cookies können keine anderen Daten speichern. Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie die Nutzung unseres Onlineangebotes beendet haben und sich z.B. ausloggen oder den Browser schließen.
15.3
Über den Einsatz von Cookies im Rahmen pseudonymer Reichweitenmessung werden die Nutzer im Rahmen dieser Datenschutzerklärung informiert.
15.4
Falls die Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden sie gebeten die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.
15.5
Sie können dem Einsatz von Cookies, die der Reichweitenmessung und Werbezwecken dienen, über die Deaktivierungsseite der Netzwerkwerbeinitiative (http://optout.networkadvertising.org/) und zusätzlich die US-amerikanische Webseite (http://www.aboutads.info/choices) oder die europäische Webseite (http://www.youronlinechoices.com/uk/your-ad-choices/) widersprechen.
Wir setzen auf unserer Website einen digitalen Chatassistenten ein, der Nutzerinnen und Nutzern allgemeine Informationen zur Praxis (z. B. Öffnungszeiten, Kontaktmöglichkeiten, organisatorische Hinweise) bereitstellt. Der Chatassistent ersetzt keine medizinische Beratung und führt keine Anamnese, Diagnostik oder Terminvergabe durch.
Technische Bereitstellung
Die Chatfunktion wird technisch bereitgestellt durch:
synMedico GmbH
Wilhelmshöher Allee 300
34131 Kassel
synMedico stellt ausschließlich die technische Infrastruktur bereit und hat keinen Zugriff auf Inhalte oder Verläufe von Chatkommunikationen.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch synMedico finden Sie unter:
https://synmedico.de/datenschutz/
Verarbeitung durch Dritte (OpenAI)
Zur Generierung von Chat-Antworten nutzt die Anwendung eine Schnittstelle („API“) zur KI-Plattform von:
OpenAI, Inc.
3180 18th Street
San Francisco, CA 94110, USA
Die Inhalte Ihrer Texteingaben im Chat werden an OpenAI übermittelt und dort verarbeitet, um eine passende Antwort zu erzeugen. OpenAI speichert diese Inhalte ggf. temporär zur technischen Bereitstellung. Eine Verwendung dieser Daten zum Training der Modelle erfolgt nicht.
Die Übermittlung von Daten an OpenAI in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenAI finden Sie unter:
https://openai.com/privacy
Details zur Verarbeitung im Rahmen der API-Nutzung finden Sie unter:
https://platform.openai.com/docs/guides/your-data
Kategorien verarbeiteter Daten
Im Rahmen der Chatnutzung werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten verarbeitet, es sei denn, Sie geben diese freiwillig ein.
Verarbeitet werden:
Sofern Sie freiwillig personenbezogene Angaben (z. B. Name, Telefonnummer, Gesundheitsinformationen) in den Chat eingeben, können diese technisch erfasst und verarbeitet werden – sie sind jedoch nicht erforderlich und werden ausdrücklich nicht abgefragt. Bitte geben Sie keine sensiblen oder medizinischen Informationen im Chat ein.
Zweck der Verarbeitung
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sofern Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) angeben, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Speicherdauer
Die Praxis speichert Chatdaten nicht dauerhaft. Inhalte werden lediglich temporär verarbeitet, um eine unmittelbare Antwort zu generieren sowie zur Wiederherstellung und Fortführung des Gesprächsverlaufs über mehrere Sitzungen hinweg.
Hierzu wird auf Ihrem Endgerät ein Cookie mit einer sogenannten Thread-ID gesetzt. Diese ermöglicht es, den bisherigen Chatverlauf bei erneutem Aufruf der Seite wiederherzustellen. Die Laufzeit dieses Cookies beträgt 30 Tage. Der zugehörige Verlauf wird serverseitig entsprechend vorgehalten und automatisch gelöscht, wenn er nicht mehr benötigt wird oder die Thread-ID abläuft. Eine darüber hinausgehende Speicherung durch die Praxis erfolgt nicht.
OpenAI kann im Rahmen des Missbrauchsmonitorings („Abuse Monitoring“) Logs erstellen. Diese Logs können Inhalte (Prompts und Antworten) sowie abgeleitete Metadaten enthalten. Standardmäßig werden diese Logs für bis zu 30 Tage gespeichert, es sei denn, gesetzliche Verpflichtungen erfordern eine längere Aufbewahrung.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter:
https://platform.openai.com/docs/guides/your-data
Empfänger der Daten
Herkunft der Daten
Die Daten werden ausschließlich direkt bei Ihnen im Rahmen der Nutzung des Chats erhoben. Es erfolgt keine Erhebung über Dritte.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Ihre Rechte
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